Office Manager & Facility Coordinator in Vollzeit & Präsenz (m/w/d)

Bielefeld (Biofidus GmbH)

Vollzeit

Festanstellung

Die Stelle

Die Biofidus GmbH in Bielefeld ist ein wachsender analytischer Dienstleister und ein Teil der Midas Pharma Gruppe. Unseren Kunden, die hauptsächlich aus dem biotechnologischen und pharmazeutischen Bereich stammen, bieten wir verschiedenste Methoden zur Analytik und Charakterisierung von Proteinen und kleinen Molekülen. Ziel der Analysen ist unter anderem eine Unterstützung der Kunden bei der Entwicklung von neuen proteinbasierten Medikamenten.

Das zeichnet Dich aus

Du verstehst dich als zentrale organisatorische Schnittstelle des Unternehmens. Du schaffst Struktur, koordinierst unterschiedliche Ansprechpartner und sorgst dafür, dass tägliche Abläufe zuverlässig funktionieren.
Du wartest nicht darauf, dass Aufgaben mehrfach an Dich herangetragen werden. Stattdessen übernimmst Du Verantwortung, verfolgst offene Themen konsequent nach und stellst sicher, dass vereinbarte Maßnahmen und Termine nicht aus dem Blick geraten.
Ein abwechslungsreicher Arbeitstag mit Telefonaten, Besuchern, Lieferungen, Bestellungen, Dienstleistern, Handwerkern und kurzfristigen organisatorischen Anforderungen bringt Dich nicht aus der Ruhe. Du setzt Prioritäten, kommunizierst professionell mit unterschiedlichen Ansprechpartnern und behältst auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick.
Du arbeitest gerne eigenverantwortlich, siehst dich gleichzeitig aber als unterstützende Servicefunktion für das gesamte Unternehmen.

Zur Erweiterung unseres Teams suchen wir dich schnellstmöglich.

Office Manager & Facility Coordinator in Vollzeit & Präsenz (m/w/d)

Deine Aufgaben bei uns:

Empfang & Kommunikation

Freundlicher Empfang und Betreuung von Gästen, Bewerber: innen, Technikern und Dienstleistern
Telefonzentrale sowie Bearbeitung eingehender Anfragen
Termin- und Raumkoordination
Bearbeitung von Cateringanfragen und Organisation von Bewirtungen
Annahme und Verwaltung von Paketen und Postsendungen
Organisation des Briefversands

Office Management & Versorgung

Onboarding neuer MitarbeiterInnen (Büroplatzorganisation, IT-Bestellung etc.)
Pflege gemeinsamer Kalender & Terminübersichten
Verantwortung für einen gepflegten und funktionierenden Küchenbereich
Verwaltung und Bestellung von Laborbedarf und Verbrauchsmaterialien
Buchung von Geschäftsreisen
Schnittstelle zur Rechnungs- und Personalabteilung

Gebäudeorganisation

Ansprechpartner: in für gebäudebezogene Themen
Koordination von Handwerksbetrieben, Dienstleistern (Wartungen/ Reparaturen)
Interne Kommunikation und Information über geplante Termine
Nachverfolgung von Instandhaltungsmaßnahmen
Unterstützung bei der Sicherstellung eines reibungslosen Gebäudebetriebs
Küchenorganisation, Blumen und Balkonpflege

Event- & Veranstaltungsorganisation

Planung und Organisation interner Veranstaltungen und Firmenevents
Unterstützung bei Meetings, Workshops und Besucherterminen
Koordination externer Dienstleister und Lieferanten

Anforderungsprofil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise ergänzt durch Berufserfahrung in einem technisch-,naturwissenschaftlichen oder labornahen Umfeld
Idealerweise mehrjährige Berufserfahrung am Empfang, im Assistenzbereich oder Office Management
Freundliches, serviceorientiertes und professionelles Auftreten
Sehr gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten
Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch
Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
Hands-on-Mentalität und Freude an abwechslungsreichen Aufgaben
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort & Schrift

Was bieten wir?

Ein spannendes, vielseitiges Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
Ein wertschätzendes Teamklima mit viel Raum für Eigeninitiative
30 Tage Urlaub plus Sonderurlaub, flexible Arbeitszeitmodelle
Krankenzusatzversicherung und eine steuerfreie Sachzulage, JobRad Leasing
Gute Verkehrsanbindung und kostenlose Parkplätze
Einen sicheren Arbeitsplatz mit Entwicklungsperspektiven in einem wachsenden Unternehmen

Über uns

Where people make the difference

Der Arbeitsalltag bei Midas Pharma ist abwechslungsreich und herausfordernd. Diese Herausforderung motiviert und inspiriert uns. Das spiegelt sich auch in den Menschen, die hier arbeiten: Unsere Mitarbeitenden machen den Unterschied.

Wir wissen: Im Team erreichen wir mehr. Nur so funktioniert Wissenstransfer, nur so schaffen wir die Synergien, die uns als Unternehmen so erfolgreich machen. Deshalb ist Teamwork für uns selbstverständlich. Für unsere Mitarbeitenden bedeutet das: Hier gibt es Spielräume etwas zu bewegen und Verantwortung zu übernehmen. Engagement, Fachwissen und Kreativität treffen bei uns auf flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und hochkompetente Kolleginnen und Kollegen. Ein inspirierendes Umfeld, das motiviert, einen Schritt weiter zu gehen. In der Arbeit für unsere Kunden und in der Entwicklung der eigenen Fähigkeiten.