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Management Assistant (m/w/d)

Festanstellung, Vollzeit · Ingelheim
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Die Stelle
  • Eigenverantwortliche Organisation des Sekretariats 
  • Erledigung aller anfallenden administrativen Tätigkeiten der zuständigen Geschäftsführerin
  • Planung und Organisation von Geschäftsreisen, Besuchs- und Messeterminen und Seminaren sowie die inhaltliche Vor- und Nachbereitung
  • Mitarbeit bei bestimmten Projekten bis hin zur eigenständigen Betreuung geeigneter Projekte
  • Erstellung von Reisekostenabrechnungen in Microsoft Dynamics Navision
  • Erstellen und Einpflegen von Besuchsberichten sowie die dazugehörige Nachverfolgung
  • Pflege von Stammdaten und Datenbanken, Dateneingabe ins CRM-System
  • Internationale Korrespondenz in Wort und Schrift
Anforderungsprofil
  • Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium und erste Berufserfahrung als Assistenz (m/w/d) in einem internationalen Unternehmen
  • Sie haben ein ausgeprägtes Organisationsgeschick und punkten durch Ihre Kommunikationsstärke sowie Ihre Kunden- und Serviceorientierung
  • Sie haben sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office 
  • Sie überzeugen uns mit Ihren sehr guten Englisch- und Deutschkenntnissen in Wort und Schrift
Was bieten wir?
  • Midas Pharma ist ein etabliertes und renommiertes Familienunternehmen, das Ihnen neben der Sicherheit von über 30 Geschäftsjahren ein persönliches und wertschätzendes Arbeitsklima bietet
  • Unsere Arbeitsplätze sind keine Großraumbüros, sondern persönliche Büros, in denen Sie sich auch mal zurückziehen können, ausgestattet mit modernster Technik und ergonomischem Büromöbeln
  • Unsere Organisation ermöglicht Ihnen schnelle Entscheidungen – ein Key Factor unseres Geschäftserfolges
  • Aufgrund unserer flachen Hierarchien herrscht bei Midas ein sehr enges Miteinander – persönlich und professionell – es ist keine Seltenheit, dass das Management interdisziplinär in Projekten beteiligt ist
  • Wir suchen Sie als Persönlichkeit und möchten, dass Sie sich authentisch einbringen – das fördern wir wiederum durch große Freiräume für Kreativität und Eigenständigkeit
  • Bei Midas stehen Ihnen alle Wege zur persönlichen und beruflichen Entwicklung offen – verschiedene Förderprogramme sowie Auslandseinsätze sind nur einzelne Möglichkeiten
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Über uns
Where people make the difference

Der Arbeitsalltag bei Midas Pharma ist abwechslungs­­reich und heraus­fordernd. Diese Heraus­­forderung motiviert und inspiriert uns. Das spiegelt sich auch in den Menschen, die hier arbeiten: Unsere Mitarbeitenden machen den Unterschied.

Wir wissen: Im Team erreichen wir mehr. Nur so funktioniert Wissenstransfer, nur so schaffen wir die Synergien, die uns als Unternehmen so erfolgreich machen. Deshalb ist Teamwork für uns selbst­verständlich. Für unsere Mitarbeitenden bedeutet das: Hier gibt es Spielräume etwas zu bewegen und Verantwortung zu übernehmen. Engagement, Fachwissen und Kreativität treffen bei uns auf flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und hochkompetente Kolleginnen und Kollegen. Ein inspirierendes Umfeld, das motiviert, einen Schritt weiter zu gehen. In der Arbeit für unsere Kunden und in der Entwicklung der eigenen Fähigkeiten.
Your mission
  • Independent organisation of the secretariat 
  • Carrying out all administrative tasks for the managing director
  • Planning and organisation of business trips, visits, trade fairs and seminars as well as preparation and follow-up work
  • Collaboration in certain projects up to independent supervision of suitable projects
  • Preparation of travel expense reports in Microsoft Dynamics Navision
  • Creating and entering visit reports and the associated follow-up
  • Maintenance of master data and databases, data entry into the CRM system
  • International written and spoken correspondence
Your profile
  • Completed commercial vocational training or studies in business administration and first professional experience as an assistant (m/f/d) in an international company
  • You have strong organisational skills and impress with your strong communication skills as well as your customer and service orientation
  • You have very good user skills in MS Office 
  • You impress us with your very good written and spoken English and German skills
Our Offer
  • Midas Pharma is a well-established and renowned family business that offers you a personal and appreciative working atmosphere in addition to the security of over 30 years of business
  • Our workplaces are not open-plan offices, but personal offices where you can also retreat from time to time, equipped with the latest technology and ergonomic office furniture
  • Our organization enables you to make quick decisions - a key factor of our success
  • Due to our flat hierarchies, there is a very close interaction at Midas - personal and professional - it is not uncommon for management to be involved in interdisciplinary projects
  • We are looking for you as a personality and want you to contribute authentically - in turn, we encourage this by giving you great freedom for creativity and independence
  • At Midas, all paths to personal and professional development are open to you - various support programs as well as assignments abroad are just a few possibilities
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About us
Where people make the difference

Everyday work at Midas Pharma is diverse and challenging. This is what motivates and inspires us. That is also reflected in the people who work here: Our employees make the difference.

We know: We accomplish more as a team. This is the only way to transfer knowledge and create the synergies that make us so successful as a company. That's why teamwork is a key factor for us. For our employees, this means that there is scope to make a difference and take on responsibility. Commitment, expertise and creativity meet flat hierarchies, short decision-making processes and highly competent team members. An inspiring environment that motivates you to go the extra mile. In the work for our customers and in the development of your own skills.
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Wir freuen uns auf Sie!
Wir freuen uns über Ihr Interesse an Midas Pharma. 

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